Как создать корпоративную культуру, в которой сотрудники сами предлагают улучшения?

В предыдущих статьях Илья Бировский рассказывал о том, как сотруднику вырасти до уровня, за который компании готовы платить больше, и о том, что люди хотят работать хорошо, если им не мешать. Но как руководителю создать среду, где улучшения предлагает не один энтузиаст, а вся команда? В этой статье - семь практичных лайфхаков, которые помогут превратить ваших сотрудников из пассивных исполнителей в активных соавторов бизнеса.

«Почему сотрудники молчат?»

Этот вопрос я слышу от руководителей регулярно. Компания покупает новое оборудование, внедряет цифровые системы, приглашает консультантов, проводит стратегические сессии. Но при этом каждый день десятки возможностей для улучшений буквально проходят мимо. И самое интересное — сотрудники эти возможности видят. Видят лишние перемещения, ненужные согласования, ошибки в процессах, потери времени, недовольство клиентов. Но не предлагают решения.

Почему? Потому что большинство компаний случайно создают культуру, в которой безопаснее молчать, чем проявлять инициативу. А ведь именно сотрудники, которые ежедневно работают в процессах, способны генерировать сотни улучшений в год. Именно на этом принципе построена философия кайдзен, благодаря которой многие мировые лидеры добились выдающихся результатов.

За годы внедрения бережливого производства я убедился: проблема не в отсутствии идей. Проблема в системе.

Лайфхак №1. Перестаньте спрашивать: «Есть ли предложения?»

Это один из самых бесполезных вопросов. На совещании руководитель говорит: - Коллеги, есть идеи по улучшению? В ответ — тишина. Не потому что идей нет, а потому что мозг человека не работает на абстрактные вопросы.

Гораздо эффективнее задавать конкретные:

• Что сегодня мешало выполнять работу?
• Где вы потеряли больше всего времени?
• Какую одну проблему вы бы устранили завтра?
• Что раздражает клиентов чаще всего?

Когда вопрос касается реального опыта сотрудника, идеи начинают появляться сами.

Лайфхак №2. Уберите страх наказания за ошибки.

Сотрудники никогда не будут предлагать улучшения, если видят, что за любую инициативу можно получить критику. Многие руководители сами не замечают, как убивают культуру улучшений одной фразами:

• Мы это уже пробовали.
• Это не сработает.
• Сейчас не время.
• Ты всей картины не видишь.

После нескольких таких комментариев поток идей заканчивается. Люди делают простой вывод: «Лучше работать тихо и не высовываться».

Если хотите культуру кайдзен, создайте другую реакцию:

• Интересная мысль.
• Давай разберём подробнее.
• Как ты видишь реализацию?
• Что потребуется для проверки гипотезы?

Даже если идея окажется неудачной, сотрудник почувствует ценность своего участия. А это гораздо важнее одной конкретной инициативы.

Лайфхак №3. Вознаграждайте не результат, а активность

Одна из главных ошибок — поощрять только те идеи, которые принесли экономический эффект. Тогда сотрудники начинают думать: «Если не уверен на 100%, лучше ничего не предлагать».

В культуре кайдзен важно поощрять сам факт участия.

Лучшие компании отмечают:

• Количество поданных предложений;
• Участие в рабочих группах;
• Выявление проблем;
• Эксперименты по улучшениям.

Парадоксально, но чем больше разрешено ошибаться, тем больше появляется действительно сильных идей.

Лайфхак №4. Сделайте улучшения частью ежедневной работы.

Во многих компаниях улучшения существуют отдельно от операционной деятельности. Есть работа, и есть проекты по улучшению.

Это ошибка. Кайдзен начинается тогда, когда сотрудник понимает:

• «Искать улучшения — это часть моей работы».
• Я рекомендую внедрять простое правило:
• Каждый сотрудник должен ежемесячно предложить хотя бы одно улучшение.

Не революцию, не прорыв, не миллионную экономию. Одно небольшое улучшение. Через год организация получает сотни инициатив. А среди них обязательно появляются те, которые меняют бизнес.

Лайфхак №5. Показывайте реальные результаты.

Если сотрудники отправляют идеи в «чёрную дыру», система умирает.

Люди должны видеть:

• Какие предложения внедрены;
• Какой эффект получен;
• Кто стал автором идеи.

Признание работает сильнее денег. Когда коллеги видят, что предложение оператора, кладовщика или менеджера привело к заметным изменениям, возникает эффект распространения. Люди начинают думать: «Если получилось у него, получится и у меня».

Лайфхак №6. Начните с маленьких побед.

Многие руководители ждут глобальных инноваций. Но культура лучшений строится не на крупных проектах. Она строится на маленьких победах.

• Убрали лишний отчёт.
• Сократили путь перемещения материалов.
• Упростили форму заявки.
• Снизили время согласования.

Каждое такое изменение даёт сотрудникам сигнал: «Здесь действительно слушают». Доверие — главный фундамент кайдзен.

Лайфхак №7. Руководитель должен быть главным примером.

Нельзя требовать от сотрудников постоянного поиска улучшений, если сам руководитель работает по принципу: «И так нормально».

Люди всегда копируют поведение руководства.

Если директор задаёт вопросы:

• Что можно улучшить?
• Какие потери мы не замечаем?
• Как сделать проще?
• Что мешает клиенту?

Постепенно такой образ мышления становится нормой для всей организации.

Культура начинается сверху. Всегда. Что происходит, когда кайдзен становится частью ДНК компании? В этот момент происходят удивительные изменения. Сотрудники перестают быть исполнителями и становятся соавторами бизнеса. Проблемы начинают решаться до того, как превращаются в кризисы.

• Улучшается качество.
• Снижаются затраты.
• Растёт вовлечённость.
• Ускоряются процессы.

И самое главное - компания начинает развиваться не усилиями нескольких руководителей, а интеллектом всей команды.

Именно поэтому я считаю, что настоящая конкурентоспособность сегодня определяется не технологиями и не бюджетами. Она определяется количеством людей, которые ежедневно думают: «Как сделать нашу работу лучше?»

И если вам удастся создать такую культуру, поток улучшений уже невозможно будет остановить.